Diez consejos para lograr el éxito en un proyecto de cambio de software de embalaje

¿Está pensando en invertir en un software para preparar su empresa de embalaje para el futuro? Si la respuesta es sí, seguramente necesite ayuda para saber por dónde empezar.  

En un panorama que evoluciona rápidamente, como la industria del embalaje, es fundamental sacar provecho del poder de las nuevas soluciones de software. Aún así, embarcarse en un proyecto de cambio de sistema puede resultar intimidante, en especial si no se cuenta con un plan bien definido.

En este artículo, hemos recopilado 10 ideas esenciales, que surgen de nuestros más de 30 años de experiencia, para guiar su proyecto hacia el éxito.

1. Asigne usuarios clave a cada departamento para que realicen un análisis de deficiencias

Es crucial que se asignen usuarios clave en cada departamento para que lleven a cabo un análisis integral de las deficiencias de los procesos actuales. Defina con claridad áreas específicas a evaluar y asegúrese de que se dedica tiempo valioso a evaluar los sistemas que satisfacen los requisitos centrales.  

Este enfoque sirve para identificar los objetivos y las áreas críticas del proyecto de manera anticipada, así optimizar el foco del proyecto.

2. Participe con la Junta en la definición de los objetivos y plazos del proyecto

Muchos proyectos comienzan con una situación o caso de uso individual y si bien no tiene nada de malo, para que un proyecto sea exitoso, es fundamental contar con el apoyo y el patrocinio de la Junta (directiva o consejo), que aporta objetivos y plazos definidos.

Gracias a esta alineación, la dirección del equipo del proyecto es clara, lo que garantiza que la entrega del proyecto se alinea a la perfección con sus objetivos. 

3. Alinearse con los objetivos estratégicos de su compañía

Las decisiones deben tener impacto en los objetivos estratégicos inmediatos y a futuro de su compañía. El cambio de los sistemas de software es un compromiso a futuro. Por ejemplo, piense en los planes de expansión, diversificación futuros y la capacidad del sistema para incorporarlos, en especial si su empresa tiene en cuenta las fusiones y el crecimiento rápido. 

4. Seleccione los proveedores adecuados al momento de evaluar las soluciones

Escoja con cuidado los proveedores que estén alineados con el tamaño y el segmento de su compañía, tanto desde el punto de partida en el que se encuentra actualmente como con sus planes a futuro.  

Además, los proveedores que cuentan con un equipo de implementación y soporte que se comunica de forma eficaz en su idioma y zona horaria y que comprende las especificaciones de nuestra industria mejorarán aún más la claridad necesaria para tomar decisiones efectivas a la vez que minimizan los tiempos innecesarios y los costos de personalización. 

5. Involucre a los usuarios clave en las reuniones de presentación de la solución

Si bien no todos deben asistir a todas las reuniones de presentación del módulo, hay usuarios clave que deben participar en las discusiones relevantes de sus áreas. Esto mejora la comunicación, minimiza las interrupciones de las operaciones diarias y optimiza la gestión del tiempo. 

Involucrar al equipo durante el proceso de adquisición también ayuda a lograr la adopción general. Si los equipos se involucran desde el comienzo y comprenden qué se busca alcanzar, es más probable que adopten su visión estratégica.  

Contar con expertos en las áreas clave también sirve para obtener una evaluación más exhaustiva de todas las áreas del sistema, ya que los diferentes perfiles de usuarios tendrán perspectivas algo diferentes con respecto a lo que un sistema debe proporcionar. 

6. Destine un presupuesto exclusivo al proyecto de cambio

Después de revisar el mercado en busca de proveedores de soluciones, debe apartar un presupuesto separado para el proyecto de cambio. Esto le permitirá centrarse en el proyecto hasta finalizarlo. Este enfoque garantiza que los recursos se asignan de manera eficaz y que el proyecto mantiene el rumbo.

7. Defina fechas de inicio, hitos de decisión y puesta en marcha de la implementación 

Fije fechas de inicio claras para la evaluación, la toma de decisiones y la implementación. Contar con un mapa de ruta claro con plazos definidos para las diferentes fases del proyecto mejora la organización, lo que garantiza que se sigue cada paso con rigurosidad y mantiene la visibilidad del progreso del proyecto. De este modo, se asegura obtener el resultado esperado. 

8. Establezca un proceso claro de toma de decisiones
Defina con claridad qué equipo puede tomar qué decisiones a lo largo del proceso, tenga en cuenta el tiempo que le llevará a cada equipo tomar esa decisión. Por ejemplo, si es necesario que se realicen reuniones mensuales de la Junta para tomar decisiones, asegúrese de que el cronograma del proyecto tenga en cuenta estos acontecimientos. 

9. Mantenga la mente abierta 

Cuando se revela un mundo de posibilidades, es fácil dejarse llevar y comenzar a planear la implementación de demasiadas características en la primera fase del proyecto.

En este caso, el enfoque debe estar puesto en explorar las opciones que pueden proporcionar las bases más sólidas para una futura expansión.  

El consultor de su proyecto de cambio debe ser una fuente de consulta y no simplemente venderle el mundo. Un enfoque de etapas progresivas le permitirá alcanzar su solución y le ofrecerá ROI antes de ampliar las características integradas en las bases más sólidas. 

10. Respetar los plazos es clave

La carga de trabajo de la industria del embalaje puede ser poco predecible, por lo que minimizar la duración del proyecto es fundamental para optimizar los resultados y reducir los costos. Prolongar el tiempo entre actividades, o posponer algunos pasos, pone en riesgo la pérdida o confusión de información clave, lo que compromete el resultado.

Cumplir con los plazos manejables de manera consistente garantizará que los beneficios siguen estando a la vista y respaldan el ROI del proyecto. 

Conclusión

La navegación exitosa por el panorama cambiante de las tecnologías de embalaje depende de la planificación meticulosa, las comunicaciones claras y la alineación con las estrategias comerciales más amplias. Si cumple con estos diez principios, puede embarcarse con confianza en los proyectos de cambio de sistemas en la industria del embalaje y lograr el éxito sostenible.