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Lewis Press

Automatisierte Datenprozesse mit nur einem Klick
sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zukunft bei Lewis Press

ePS Packaging - Lewis Press (1)

Über das Unternehmen

Lewis Press Ltd wurde im Jahr 1949 gegründet, als der verstorbene Emmanuel Pace und seine Ehefrau Ennua Pace (die Eltern des heutigen Managementteams) mutig eine manuell betriebene Druckmaschine kauften. Durch das Engagement der Gründer begann das Unternehmen langsam zu expandieren. Wie es damals üblich war, waren die Familien groß, und die ältesten Mitglieder des heutigen Managementteams traten dem Unternehmen bereits in jungen Jahren bei. Gemeinsam mit der Einstellung wichtiger Mitarbeiter, die noch immer im Unternehmen beschäftigt sind, wurde die operative und organisatorische Grundlage des Unternehmens gefestigt.

Die Zeit zwischen den 1970er Jahren und 2003 war eine Phase der Konsolidierung, in der das Unternehmen seinen Kundenstamm durch sein Engagement für Qualität und exzellenten Service erweitern konnte. Dieses Wachstum erforderte eine zweifache Expansion. In diesem Zeitraum etablierte sich das Unternehmen als führender Anbieter von Wein- und Getränkeetiketten, Geschäftsberichten und Portfolios, Broschüren und Zeitschriften sowie Verpackungsmaterialien für die Textil- und Lebensmittelindustrie.

Die endgültige Standortverlagerung in die heutige Fabrik in Hal-Far wurde 2004 durchgeführt und im Jahr 2012 abgeschlossen. Die Fabrik wurde nach hohen Qualitätsstandards vollständig renoviert. Bei der Planung der Produktionsanlagen und der Arbeitsabläufe wurden die GMP-Anforderungen (Good Manufacturing Practices) der Anbieter von pharmazeutischen Verpackungen berücksichtigt, die in der Norm PS9000:2011 des Institute of Quality Assurance festgelegt sind und sowohl Sekundärverpackungen (Kartons, Beipackzettel und Beilagen) als auch Primärverpackungen (Aluminiumfoliendruck) umfassen.

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„Obwohl andere Systeme für bestimmte Abteilungen interessanter gewesen wären, bieten die zentralen Verpackungsprozesse von ePS ein unübertroffenes Maß an Funktionalität und Vielseitigkeit.“

Godwin Pace,
Qualitätsmanager, Lewis Press LTD.

Die Herausforderung

Mit dem Wachstum von Lewis Press und der Erweiterung seines Kundenstamms erkannte das Unternehmen, dass es eine bessere Lösung für sein bestehendes manuelles System benötigte.

Die wichtigsten Vorteile
bullseye-arrow Vollständiger Arbeitsablauf in einem einzigen System
hand-holding-dollar Reduzierung des Verwaltungsaufwands
file-certificate Steigerung der pünktlichen Lieferungen um 30 %

Als Lewis Press im Jahr 2005 mit dem pharmazeutischen Druckgeschäft begann, wurde alles manuell abgewickelt. Das Unternehmen hatte weniger als 20 Mitarbeiter und es war nur ein einziger Aktenschrank für den Papierkram der Aufträge nötig. Mit dem wachsenden Ansehen des Unternehmens und der Erweiterung des Kundenstamms stellte Lewis Press plötzlich fest, dass es viel mehr Mitarbeiter und eine Reihe von Aktenschränken hatte.

Eine der größten Herausforderungen für Lewis Press war der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Eingabe der Informationen für jeden Auftrag. In der Abteilung für die Druckvorstufe dokumentierten die Mitarbeiter mit Hilfe von Karteikarten die verkauften Artikel und die Details über die zu druckenden Artikel und die Betriebsabteilung verwendete Spezifikationsblätter.

Viele der Daten wurden zwischen diesen Abteilungen doppelt erfasst, aber aufgrund der Unterschiede konnten sie nicht einfach fotokopiert werden – jemand musste die entsprechenden Informationen von Hand von einem Formular zum nächsten kopieren. Dieser Prozess war extrem zeitaufwändig und führte zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit, da das Unternehmen immer mehr Aufträge erhielt.

„Sogar die Produktionsdaten wurden in diesen riesigen Tabellen erfasst. Diese war zwar gut strukturiert und enthielt mehrere Validierungswerkzeuge, um Fehler zu vermeiden, aber dieses System war trotzdem anfällig für Probleme“, so Godwin Pace, Qualitätsmanager bei Lewis Press Ltd.

„Es kam sogar vor, dass Benutzer versehentlich die falschen Zellen markierten und wichtige Daten löschten! Diese Tabellen wurden außerdem verwendet, um die Auftragsetiketten und die endgültigen Freigabezertifikate zu erstellen, die ebenfalls an die Kunden geschickt wurden. In jeder Phase musste ein Mitarbeiter jeden Datenpunkt manuell durchgehen und überprüfen, ob er korrekt war.“

„Es ist allein dem Engagement unserer Mitarbeiter und der gründlichen Überprüfung der Daten zu verdanken, dass uns nie ein kritischer Fehler unterlaufen ist“, fügt Godwin hinzu. „Aber langfristig konnten wir diesen Prozess nicht aufrechterhalten.“

Das Problem war nicht nur die Auftragsverfolgung. Auch die Lagerung von Rohstoffen wurde auf diese Weise verfolgt, mit manuellen Aufzeichnungen, die oft verwirrend sein konnten. Bei Änderungen mussten völlig neue Datensätze erstellt und den Aufträgen beigefügt werden, und auch hier traten Fehler auf. Das Inventar wurde generell in einer anderen Tabelle erfasst, ohne eine eindeutige Identifikationsnummer für jeden Artikel.

Die einzige Möglichkeit, die einem bestimmten Auftrag zugewiesenen Materialien – oder einen abgeschlossenen Auftrag, der noch nicht geliefert worden war – zu verfolgen, bestand darin, sie an verschiedenen physischen Orten zu lagern.

Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgte ebenfalls manuell, wobei für jeden abgeschlossenen Auftrag eine Notiz erstellt werden musste. Anschließend gab jemand alle wichtigen Daten in ein völlig separates Rechnungslegungssystem ein, um die endgültige Rechnung zu erstellen.

„Mit dem Anstieg der Bestellungen unserer Pharmakunden und dem wachsenden Produktportfolio wurde die tägliche Arbeit mit dem manuellen System immer zeitaufwändiger und riskanter“, sagt Godwin. „Am Anfang gab es nur einen Aktenschrank, in dem die Karteikarten aufbewahrt wurden. Bei zehn Schränken musste man schon mehr laufen und auch das Ablegen und Abrufen von Dokumenten dauerte länger. Wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde, musste man es entweder suchen oder die Daten aus anderen Quelldokumenten abrufen. Der Bedarf an einer zentralisierten Datenbank war eindeutig.“

„Vor Einführung des Systems hätte ein einfacher Anruf eines Kunden, der sich nach dem Status eines Auftrags oder mehrerer Aufträge erkundigen wollte, einen erschöpfenden Rundgang durch die Fabrikhalle erfordert, um die laufenden Arbeiten zu überprüfen“, sagt Louis Pace, Betriebsleiter bei Lewis Press. „Das hätte normalerweise zwischen 20 und 40 Minuten in Anspruch genommen. Heute liefert das Planungswerkzeug sofort Informationen mit einem klaren Überblick über den Produktionsfluss, so dass die Rückmeldung an die Kunden sofort und ohne Umwege erfolgt.“

Eine skalierbare Lösung suchen

Lewis Press, das inzwischen auf 50 Mitarbeiter angewachsen war, wollte nicht auf ein anderes System umsteigen, das nur kurzfristig funktionierte und dann wieder ein Upgrade erforderte, wenn das Unternehmen weiter wachsen würde.

Die Geschäftsleitung des Unternehmens wollte mit einem Partner zusammenarbeiten, der ein System liefern konnte, das ihre aktuellen Anforderungen erfüllte, aber gleichzeitig auch die Kapazität und die Fähigkeit hatte, zu wachsen.

Lewis Press bewertete zuerst die Arbeitsabläufe von Grund auf und erstellte dann ein Dokument, in dem alles festgehalten wurde, was das optimale System beinhalten sollte. Teams in jeder Abteilung, einschließlich Druckvorstufe, Lagerhaltung, Planung und Produktion, gaben genau an, welche Werkzeuge sie für Ihre Arbeit benötigen. Bei der Bewertung verschiedener MIS/ERP-Systeme wurden alle mit diesen internen Dokumenten verglichen, um herauszufinden, wie gut sie aufeinander abgestimmt waren.

Lewis Press prüfte die Lösungen von sieben verschiedenen Softwareanbietern und entschied sich für das Softwarepaket ePS Radius®– die heutige Kernkomponente von ePS in der ePS Packaging Suite. „Mir war sofort klar, dass dieses System für unsere Bedürfnisse am besten geeignet war und tatsächlich die meisten der identifizierten funktionalen Anforderungen durch das Standardsystem erfüllt“, erklärt Godwin.

Andere Systeme waren zwar in einem bestimmten Bereich leistungsfähiger, aber die ePS-Lösung war im Kern am vielseitigsten. Dazu Godwin: „Es besaß einen unübertroffenen Grad an Funktionalität, der die Arbeit in den verschiedensten Geschäftsprozessen am einfachsten machte. Dies erfüllt nicht nur unsere derzeitigen Bedürfnisse, sondern lässt sich auch an unsere Anforderungen anpassen, wenn das Unternehmen weiter wächst.“

 

ePS Packaging – Lewis Press (3)

Radius® ERP 

Radius® ERP ist ein zukunftssicheres Enterprise Resource Planning (ERP) für die Verpackungsindustrie und bietet zentrale Geschäftsfunktionen wie Kalkulation, Bestandsinformationen, Auftragsmanagement, Kostenvoranschlag, Produktionsplanung und Terminierung.

Radius® kann mit vielen zusätzlichen Modulen erweitert werden, die die Funktionalität verbessern und die Geschäftsfunktionen weiter unterstützen. Das stellt die geschäftliche Kontinuität unter schwierigen Marktbedingungen sicher, in dem das Produktivitätsniveau auf höchstem Level aufrechterhalten, die Geschäftsleistung dadurch maximiert und unternehmensweite Transparenz möglich wird.

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Vollständige Transparenz in der Produktion

Die Packaging Suite wurde innerhalb von fünf Monaten in den Anlagen von Lewis Press eingeführt. „Dabei muss man bedenken, dass die Einführung von einem vollständig manuellen System aus erfolgte, das eine beträchtliche Datenerfassung und die Festlegung von Kodierungskonventionen erforderte“, betont Godwin. Das Unternehmen hatte keine zentrale Datenbank als Grundlage, keine vordefinierten Codes, die es umwandeln konnte, sondern lediglich handgeschriebene Dokumente und ein paar komplexe Tabellen.

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„In fünf Jahren haben Radius® und die Packaging Suite von ePS uns nie enttäuscht, und wir können uns nicht vorstellen, unser Geschäft heute ohne sie zu führen.

Goodwin Pace, Qualitätsmanager
Lewis Press LTD.

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Ergebnis

Nach der Inbetriebnahme hat das System Lewis Press völlig verändert. Mit Hilfe der Packaging Suite konnte das Unternehmen ein automatisches Inventarsystem einrichten, in dem die Beschaffung, die Auftragszuweisung und die Daten für die Rohstoffe erfasst werden und das zur Einhaltung der Vorschriften vollständige Prüfpfade enthält. Jeder Inventarartikel hat seine eigene eindeutige Artikelnummer und der Drucker gibt überschüssige Mengen automatisch in den Puffer zurück, so dass das System immer genau weiß, was verbraucht wurde und wie viel im Produktionsprozess verbraucht wurde.

„Dieser Prozess gibt uns die Gewissheit, dass die laufenden Bestände zu jedem Zeitpunkt, zu dem ein Bericht erstellt wird, korrekt sind“, sagt Allen Galea, Betriebsleiter des Unternehmens. „Die Systembilanzen müssen nur deshalb angepasst werden, weil die von den Karton- und Papierlieferanten angegebene Palettenmenge nie zu 100 % korrekt ist. Mit dem Modul zur Inventurzählung war es für uns ganz einfach, ein System zur kontinuierlichen Bestandsaufnahme einzuführen, bei dem die Systemmengen physisch überprüft und bei Bedarf angepasst werden.“

Neue Aufträge werden jetzt sofort in das System eingepflegt und die Kunden erhalten zeitgleich Bestätigungen, so dass weniger Zeit für die Bestätigung von Einzelheiten und die endgültigen Genehmigungen benötigt wird. Zudem erstellt das System eine Produktionsdokumentation unter Verwendung derselben Daten, die zum Zeitpunkt der Auftragserstellung eingegeben wurden. Bei der Erstellung werden die Informationen überprüft, so dass die nachfolgenden Abteilungen die vorhandenen Informationen nicht erneut eingeben oder Zeit für eine erneute Überprüfung aufwenden müssen.

Heute wird alles, was das Unternehmen erreicht oder verlässt, über das System erfasst, von den Rohstoffen bis hin zur Lieferung und Rechnungsstellung des Endprodukts.

„Eine Versandanfrage erzeugt automatisch Anforderungen für die Rechnungsstellung an den Kunden und die Rechnungsdaten lassen sich leicht bis zur Bestellung des Kunden zurückverfolgen“, sagt Allen.

Durch die Optimierung dieser Prozesse, konnte die für die Erstellung und Management von Aufträgen benötigte Arbeitszeit im direkten Vergleich zur Zeit vor der Einführung des ERP-Systems um 50 % reduziert werden.

Jetzt besteht volle Transparenz über die Aktivitäten in der Produktion. Dank der einzigartigen Codes, die zur Identifizierung jeder Produktionsphase erstellt werden, lassen sich Abweichungen oder Probleme leicht nachverfolgen, so dass das Management den Status jedes Auftrags jederzeit genau überwachen kann. Da Abweichungen im System erfasst werden, ist es zudem einfach, Qualitätskontrollberichte zu erstellen und bei Bedarf Probleme auf einen bestimmten Aspekt eines Auftrags zurückzuführen, wenn ein Kunde mit dem Endergebnis unzufrieden ist.

Die Abwicklung von Aufträgen, die Erstellung von Rechnungen und die Aktualisierung der Finanzbuchhaltung sind jetzt viel effizienter und einfacher zu verfolgen, so dass die Manager immer genau über den Stand jedes Kunden und jedes Auftrags informiert sind. Durch den automatisierten Arbeitsablauf konnte das Unternehmen die Liefertermintreue um 30 % steigern.

„Wir verlassen uns jetzt vollständig auf die Packaging Suite und können uns nicht vorstellen das Geschäft ohne sie zu führen“, sagt Godwin.

Mit Hilfe des Systems kann das Unternehmen außerdem die Leistung der Prozesse überwachen. „Da das ePS Radius® System sämtliche Aufgaben und Prozesse in der Produktionshalle verfolgt, haben wir die Möglichkeit, ein breit gefächertes Spektrum an Leistungsindikatoren zu entwickeln, auch auf Personalebene“, erklärt Kurt Zerafa, Wirtschaftsingenieur bei Lewis Press.

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„Die ePS-Mitarbeiter, die uns bei der Einführung unseres ERP-Systems geholfen haben, waren sehr intelligent und erfahren. Sie wussten genau, was wir brauchten, und sie halfen uns, das System in kürzester Zeit in Betrieb zu nehmen.“

Godwin Pace,
Qualitätsmanager, Lewis Press