Automatisierte Datenprozesse mit nur einem Klick
sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zukunft bei Lewis Press

Eine der größten Herausforderungen für Lewis Press war der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Eingabe der Informationen für jeden Auftrag. In der Abteilung für die Druckvorstufe dokumentierten die Mitarbeiter mit Hilfe von Karteikarten die verkauften Artikel und die Details über die zu druckenden Artikel und die Betriebsabteilung verwendete Spezifikationsblätter.

Viele der Daten wurden zwischen diesen Abteilungen doppelt erfasst, aber aufgrund der Unterschiede konnten sie nicht einfach fotokopiert werden – jemand musste die entsprechenden Informationen von Hand von einem Formular zum nächsten kopieren. Dieser Prozess war extrem zeitaufwändig und führte zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit, da das Unternehmen immer mehr Aufträge erhielt.

„Sogar die Produktionsdaten wurden in diesen riesigen Tabellen erfasst. Diese war zwar gut strukturiert und enthielt mehrere Validierungswerkzeuge, um Fehler zu vermeiden, aber dieses System war trotzdem anfällig für Probleme“, so Godwin Pace, Qualitätsmanager bei Lewis Press Ltd.

„Es kam sogar vor, dass Benutzer versehentlich die falschen Zellen markierten und wichtige Daten löschten! Diese Tabellen wurden außerdem verwendet, um die Auftragsetiketten und die endgültigen Freigabezertifikate zu erstellen, die ebenfalls an die Kunden geschickt wurden. In jeder Phase musste ein Mitarbeiter jeden Datenpunkt manuell durchgehen und überprüfen, ob er korrekt war.“

„Es ist allein dem Engagement unserer Mitarbeiter und der gründlichen Überprüfung der Daten zu verdanken, dass uns nie ein kritischer Fehler unterlaufen ist“, fügt Godwin hinzu. „Aber langfristig konnten wir diesen Prozess nicht aufrechterhalten.“

Das Problem war nicht nur die Auftragsverfolgung. Auch die Lagerung von Rohstoffen wurde auf diese Weise verfolgt, mit manuellen Aufzeichnungen, die oft verwirrend sein konnten. Bei Änderungen mussten völlig neue Datensätze erstellt und den Aufträgen beigefügt werden, und auch hier traten Fehler auf. Das Inventar wurde generell in einer anderen Tabelle erfasst, ohne eine eindeutige Identifikationsnummer für jeden Artikel.

Die einzige Möglichkeit, die einem bestimmten Auftrag zugewiesenen Materialien – oder einen abgeschlossenen Auftrag, der noch nicht geliefert worden war – zu verfolgen, bestand darin, sie an verschiedenen physischen Orten zu lagern.

Die Lieferung und Rechnungsstellung erfolgte ebenfalls manuell, wobei für jeden abgeschlossenen Auftrag eine Notiz erstellt werden musste. Anschließend gab jemand alle wichtigen Daten in ein völlig separates Rechnungslegungssystem ein, um die endgültige Rechnung zu erstellen.

„Mit dem Anstieg der Bestellungen unserer Pharmakunden und dem wachsenden Produktportfolio wurde die tägliche Arbeit mit dem manuellen System immer zeitaufwändiger und riskanter“, sagt Godwin. „Am Anfang gab es nur einen Aktenschrank, in dem die Karteikarten aufbewahrt wurden. Bei zehn Schränken musste man schon mehr laufen und auch das Ablegen und Abrufen von Dokumenten dauerte länger. Wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde, musste man es entweder suchen oder die Daten aus anderen Quelldokumenten abrufen. Der Bedarf an einer zentralisierten Datenbank war eindeutig.“

„Vor Einführung des Systems hätte ein einfacher Anruf eines Kunden, der sich nach dem Status eines Auftrags oder mehrerer Aufträge erkundigen wollte, einen erschöpfenden Rundgang durch die Fabrikhalle erfordert, um die laufenden Arbeiten zu überprüfen“, sagt Louis Pace, Betriebsleiter bei Lewis Press. „Das hätte normalerweise zwischen 20 und 40 Minuten in Anspruch genommen. Heute liefert das Planungswerkzeug sofort Informationen mit einem klaren Überblick über den Produktionsfluss, so dass die Rückmeldung an die Kunden sofort und ohne Umwege erfolgt.“