10 dicas para um projeto de mudança de software de embalagens bem-sucedido

Considerando investir em software para preparar seu negócio de embalagens para o futuro? Se for o caso, estamos aqui para ajudar a descobrir como começar.  

Em um ambiente de rápida evolução como a indústria das embalagens, é essencial aproveitar novas soluções de software. Sim, pode ser assustador começar um projeto de mudança, especialmente sem um plano bem definido.  

Aqui trazemos 10 percepções essenciais dos nossos mais de 30 anos de experiência, guiando seu projeto na direção do sucesso. 

1. Atribua usuários-chave por departamento para análise de falhas de desempenho

É crucial determinar quem são os principais usuários de cada departamento, para que realizem uma análise completa dos processos atuais. Defina áreas específicas para avaliar, garantindo que um tempo valioso seja gasto na avaliação de sistemas que atendam aos seus principais requisitos.  

Essa abordagem ajuda a detectar objetivos e áreas críticas antecipadamente, facilitando o foco do projeto.

2. Envolva a diretoria na definição de objetivos e cronogramas para o projeto

Muitos projetos começam com uma situação ou uso de caso individual. Não há nada de errado nisso, mas para que um projeto tenha sucesso é preciso ter o apoio e financiamento da diretoria, com metas claramente definidas e um cronograma preciso.  

Esse alinhamento permite que o direcionamento da equipe do projeto permaneça claro, garantindo que a entrega do projeto se encaixe com os seus objetivos. 

3. Alinhe com os objetivos estratégicos da empresa

As decisões devem estar de acordo com as metas de curto e longo prazo da empresa. Mudar de sistemas de software é um compromisso de longo prazo. Por exemplo, considere as expansões futuras e os planos de diversificação, além da capacidade do sistema de acomodá-los, especialmente se o negócio considerar fusões e crescimento rápido. 

4. Selecione fornecedores adequados ao avaliar soluções 

Escolha fornecedores com cuidado, já que eles devem se alinhar com o tamanho e segmento da sua empresa, tanto do ponto de vista de onde está como de acordo com os seus planos a longo prazo.  

Fornecedores com uma equipe de implementação e suporte que se comunica de forma eficiente no seu idioma, atendendo no seu fuso-horário e compreendendo as especificações do setor aprimorarão a clareza necessária para se tomar decisões eficazes, minimizando custo e tempo desnecessário de customização. 

5. Envolva os principais usuários nas reuniões de apresentação

Embora nem todos precisem comparecer a cada apresentação de módulo, os principais usuários devem estar presentes nas discussões relevantes para as suas áreas. Isso facilita a comunicação, reduz interrupções nas operações cotidianas e otimiza a gestão do tempo. 

Envolver a equipe na fase de compras também auxilia na adoção geral do projeto. Quando as equipes estão envolvidas desde o início, compreendendo quais são os objetivos, elas têm maiores chances de apoiar sua visão estratégica.  

Especialistas em áreas cruciais também ajudam a avaliar melhor todas as áreas do sistema, já que os diferentes perfis de usuário terão perspectivas diversas sobre o que esperam do sistema em si. 

6. Alocação de orçamento dedicado ao projeto de mudança

Após analisar os fornecedores de soluções, separe um orçamento para o projeto de mudança. Isso permite que ele seja implementado por completo. Esta abordagem garante que os recursos sejam alocados de forma efetiva, e que o projeto continue no caminho certo. 

7. Defina datas de início, marcos e o início da implementação 

É preciso estipular datas claras para avaliação, tomada de decisão e implementação. Ter um cronograma definido para as fases do projeto eleva a organização, assegurando que cada passo seja seguido meticulosamente, mentando a visibilidade do progresso do projeto. Assim, garante-se o resultado esperado. 

8. Estabeleça um processo claro de tomada de decisão 
É preciso definir com toda a clareza quem pode tomar decisões no decorrer do projeto, considerando os prazos necessários para que cada pessoa tome suas decisões. Por exemplo, se as decisões exigem reuniões de diretoria mensais, o cronograma deve levá-las em conta. 

9. Mantenha a mente aberta 

Ao abrir a porta para um universo de possibilidades, é fácil se deixar empolgar e começar a planejar a implementação de recursos demais na primeira fase do projeto.

A mentalidade aqui deve estar voltada a explorar as opções que proporcionarão a fundamentação mais sólida para a futura expansão.  

O consultor do projeto de mudança deve efetivamente prestar consultoria, não apenas prometer uma série de coisas. Começar devagar e ir aumentando o ritmo é uma abordagem que permite ir crescendo junto da solução, oferecendo um retorno sobre investimento antes de expandir em recursos, fundamentados nas bases mais sólidas. 

10. É essencial obedecer aos prazos

A carga de trabalho da indústria de embalagens pode ser imprevisível. Assim sendo, minimizar a duração do projeto é essencial para otimizar os resultados e diminuir custos. Expandir o prazo entre as atividades, ou postergar etapas ocasiona riscos de perda ou confusão envolvendo informações cruciais, o que compromete o resultado.

Estabelecer prazos curtos para etapas menores mantém os benefícios visíveis e aprimora o retorno sobre o investimento. 

Conclusão  

Atuar no ramo da tecnologia de embalagens, que está em constante evolução, requer um planejamento meticuloso, uma comunicação clara e alinhamento com as estratégias gerais do negócio para se alcançar o sucesso. Ao seguir estes dez princípios, é possível se envolver em projeto de mudança de sistema no ramo de embalagens com toda a confiança, obtendo êxito de forma sustentável.