10 Tipps für eine erfolgreiche Einführung neuer Verpackungssoftware

Wollen Sie Ihr Verpackungsgeschäft zukunftssicher machen und daher in neue Software zu investieren? Wenn ja, brauchen Sie Unterstützung dabei, wie Sie an ein solches Projekt herangehen?  

In einem Markt, der sich so schnell weiterentwickelt wie die Verpackungsindustrie, ist die Nutzung neuer Softwarelösungen unerlässlich. Es kann jedoch riskant, ein Projekt zur Systemänderung anzugehen, vor allem, wenn man keinen gut definierten Plan hat.  

In diesem Beitrag haben wir Ihnen 10 wichtige Erkenntnisse aus unserer mehr als 30-jährigen Erfahrung zusammengestellt, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird. 

1. Weisen Sie den einzelnen Abteilungen Verantwortliche für die Durchführung der Anforderungsanalyse zu.

Es ist von entscheidender Bedeutung, in jeder Abteilung Verantwortliche zu ernennen, um eine umfassende Anforderungsanalyse der aktuellen Prozesse durchzuführen. Legen Sie die zu untersuchenden Bereiche klar fest, um sicherzustellen, dass wertvolle Zeit in die Bewertung von Systemen investiert wird, die Ihre Kernanforderungen erfüllen.  

Anhand dieser Methode können die Projektziele und kritischen Bereiche frühzeitig ermittelt werden und der Schwerpunkt des Projekts kann effizienter gestaltet werden.

2. Legen Sie gemeinsam mit dem Vorstand die Projektziele und den Zeitplan fest

Viele Projekte basieren auf einer individuellen Situation oder einem individuellen Anwendungsfall. An sich ist das zwar nichts Schlechtes, aber um ein Projekt zum Erfolg zu führen, ist die Unterstützung und Förderung durch den Vorstand mit genau definierten Zielen und Zeitplänen entscheidend.  

Diese Abgleichung der Ziele gibt dem Projektteam eine klare Richtung vor und garantiert, dass das Projekt nahtlos mit Ihren Zielen übereinstimmt. 

3. Stimmen Sie Ihre Ziele mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens ab

Alle Entscheidungen sollten im Einklang mit den unmittelbaren und langfristigen strategischen Zielen Ihres Unternehmens stehen. Die Umstellung von Softwaresystemen ist ein langfristiger Prozess. Sie sollten zum Beispiel zukünftige Expansions- und Diversifizierungspläne und die Fähigkeit des Systems, diese zu unterstützen, berücksichtigen, insbesondere wenn die Ziele Ihres Unternehmens Fusionen und schnelles Wachstum sind. 

4. Wählen Sie bei der Auswahl von Lösungen die geeigneten Anbieter aus 

Sie sollten sorgfältig Anbieter auswählen, die zur Größe und zur Branche Ihres Unternehmens passen – sowohl im Hinblick auf Ihre aktuelle Situation als auch auf Ihre längerfristigen Pläne.  

Außerdem bieten Anbieter mit einem Implementierungs- und Supportteam, das effektiv in Ihrer Sprache und Zeitzone kommuniziert und die Besonderheiten unserer Branche versteht, die nötige Klarheit, um effektive Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig unnötige Zeit und Kosten für kundenspezifische Anpassungen zu minimieren. 

5. Beziehen Sie die verantwortlichen Hauptbenutzer aller betroffenen Abteilungen in die Präsentationssitzungen für die Lösung ein.

Es muss zwar nicht jeder an jeder einzelnen Modulpräsentation teilnehmen, aber die Hauptbenutzer sollten an den Meetings teilnehmen, die für ihren jeweiligen Bereich relevant sind. Dies vereinfacht die Kommunikation, minimiert Unterbrechungen im Tagesgeschäft und optimiert das Zeitmanagement. 

Durch die Einbindung des Teams in den Beschaffungsprozess wird zudem die allgemeine Akzeptanz gefördert. Wenn die Teams frühzeitig in das Vorhaben einbezogen werden und verstehen, welche Ziele Sie erreichen möchten, ist es wahrscheinlicher, dass sie Ihre strategische Vision unterstützen.  

Der Einsatz von Experten in Schlüsselbereichen hilft auch dabei, eine umfassendere Bewertung aller Systembereiche vorzunehmen, da verschiedene Benutzerprofile leicht unterschiedliche Ansichten darüber haben, welche Leistungen ein System erbringen sollte. 

6. Teilen Sie das für das Änderungsprojekt vorgesehene Budget auf

Nachdem Sie sich die Lösungsanbieter auf dem Markt angeschaut haben, sollten Sie ein separates Budget für das Änderungsprojekt bereitstellen. So können Sie dafür sorgen, dass das Projekt auch wirklich zu Ende geführt wird. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass die Ressourcen effektiv zugewiesen werden und das Projekt planmäßig verläuft. 

7. Legen Sie Starttermine, Meilensteine für Entscheidungen und den Start der Einführung fest 

Legen Sie klare Starttermine für die Bewertung, Entscheidungsfindung und Einführung fest. Ein klarer Zeitplan mit definierten Zeitvorgaben für die einzelnen Projektphasen sorgt für eine bessere Organisation und stellt sicher, dass jeder Schritt genau eingehalten wird und der Projektverlauf transparent bleibt. So können Sie das erwartete Ergebnis garantieren. 

8. Schaffen Sie einen klaren Entscheidungsprozess 
Definieren Sie ganz klar, wer während des gesamten Prozesses welche Entscheidungen treffen darf, und kalkulieren Sie die Zeit ein, die jedes Team benötigt, um diese Entscheidung zu treffen. Wenn für die Entscheidungsfindung beispielsweise monatliche Vorstandssitzungen erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass diese Meilensteine im Projektplan berücksichtigt werden. 

9. Bleiben Sie aufgeschlossen 

Wenn man die Tür zu einer Welt voller Möglichkeiten aufstößt, kann man sich leicht dazu hinreißen lassen, in der ersten Phase des Projekts zu viele Funktionen einzuführen.

Es ist besser, die Optionen auszuloten, die die solideste Grundlage für eine künftige Expansion bilden.  

Ihr Berater dieses Änderungsprojekte sollte eine fachlich unterstützende Funktion haben und Ihnen nicht einfach das Blaue vom Himmel herunter verkaufen. Wenn Sie schrittweise vorgehen, können Sie in Ihre Lösung hineinwachsen und erst einmal Rendite erzielen, bevor Sie die Funktionen erweitern. So stellen Sie auch sicher, dass die neuen Funktionen auf einem soliden Fundament aufbauen. 

10 Halten Sie unbedingt die Fristen ein

In der Verpackungsindustrie kann das Arbeitsaufkommen manchmal schwer vorhersehbar sein. Daher ist die Minimierung der Projektdauer entscheidend für die Optimierung der Ergebnisse und die Reduzierung der Kosten. Wenn Sie die Zeit zwischen den verschiedenen Aufgaben verlängern oder Schritte aufschieben, besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen oder verwechselt werden, was das Endergebnis gefährdet.

Durch die konsequente Einhaltung einzelner Fristen wird sichergestellt, dass die Vorteile sichtbar bleiben und die Rendite des Projekts gesteigert wird. 

Schlussfolgerung  

Um im sich ständig verändernden Markt für Verpackungstechnologien bestehen zu können, bedarf es einer sorgfältigen Planung, einer klaren Kommunikation und einer Angleichung an umfassendere Unternehmensstrategien. Wenn Sie diese zehn Punkte befolgen, können Sie Projekte zur Systemänderung in der Verpackungsindustrie mit Zuversicht angehen und einen nachhaltigen Erfolg erzielen.