ERP-Effizienz in der Verpackungsindustrie: die Bedeutung der Gap-Analyse

In der Verpackungsindustrie und der verarbeitenden Industrie sind die Kunden nach mehreren Jahren der Nutzung oft frustriert über ihre Enterprise Resource Planning (ERP) oder Management-Systeme.  

Oft fallen Bemerkungen wie: „Das System entspricht nicht unseren Anforderungen“ oder: „Wir müssen uns nach einem anderen System umsehen, das sich mit uns weiterentwickelt“.

Diese ist ein Indiz dafür, dass sich die ursprüngliche Systemeinführung verschlechtert. Dieses Problem kann aus verschiedenen Gründen auftreten: 

• Änderungen der Anforderungen
  Mit den sich ständig wandelnden Anforderungen in der Verpackungsindustrie ändern sich auch die Systemanforderungen. Die ursprüngliche Systemeinführung entspricht möglicherweise nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen, was dazu führt, dass parallele Arbeitsweisen entstehen oder nach alternativen Lösungen gesucht wird. 
• Versäumnisse bei der Wartung 
  Die Verpackungsindustrie benötigt kontinuierliche Innovation. Wird das System nicht auf dem neuesten Stand gehalten, kann es mit der Zeit zu einer Verschlechterung kommen. Zu diesen Updates gehören Sicherheitsaktualisierungen, Fehlerkorrekturen, Leistungsoptimierungen und die Einführung neuer Funktionen, um mit den Anforderungen der Branche Schritt zu halten. 
• Technologische Obsoleszenz 
  Angesichts der rasanten Entwicklungen in der Verpackungsindustrie und der verarbeitenden Industrie stellt die technologische Obsoleszenz eine echte Bedrohung dar. Mangelnde Investitionen in die technologische Infrastruktur können zu einer Veralterung der Systemimplementierung führen. 
• Unzureichendes Datenmanagement 
  In der Verpackungsindustrie, wo es auf Präzision ankommt, kann eine unzureichende Verwaltung der Daten, die in das System eingespeist werden, zu Problemen mit der Datenintegrität und der Systemleistung führen und so die Qualität und Effizienz beeinträchtigen. 

Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, in die regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Funktionalitäten des implementierten Systems zu investieren. Das ist unerlässlich, da sich die Anforderungen des Unternehmens ändern und auch die Systeme weiterentwickelt werden müssen, damit sie weiterhin den Marktanforderungen entsprechen. 

Gap-Analyse: Herausforderungen erkennen und bewältigen 

Bei der Gap-Analyse handelt es sich um einen Prozess, der darauf abzielt, die Diskrepanzen („Gaps“) zwischen dem derzeitigen Zustand und dem angestrebten Zustand eines Unternehmens festzustellen und zu analysieren. Mit Hilfe einer Gap-Analyse des Managementsystems können Unternehmen Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ergreifen und das Wissen über das interne System stärken, um die aktuellen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und die Effizienz und die Anpassung an die aktuelle Realität zu fördern. 

Bei einer Gap-Analyse werden einige wesentliche Punkte analysiert: 

• Aktuelle Leistung: Bewertung der aktuellen Leistung im Hinblick auf die festgelegten Ziele und Vorgaben.
• Abläufe und Kontrollen: Prüfung, um die Wirksamkeit der Umsetzung des Managementsystems sicherzustellen.
• Personal: Bewertung der Fähigkeiten des Teams in Bezug auf das System und den Schulungsbedarf.
• Technologie und Infrastruktur: Analyse der technologischen Infrastruktur und der Notwendigkeit von Updates, um die Verfügbarkeit und Sicherheit des Systems zu gewährleisten.

Erfolg nach der Gap-Analyse 

 Nach der Phase der Gap-Analyse müssen unbedingt einige Punkte beachtet werden, um den weiteren Erfolg zu garantieren: 

• Einhaltung von Normen und Vorschriften: Prüfung der Konformität des Managementsystems mit aktuellen Industriestandards und gesetzlichen Vorschriften. 

• Ziele und Vorgaben: Das Team muss seine Ziele klar definieren und prüfen, ob das System diese unterstützen kann. 

• Interne Kommunikation: Überprüfen und definieren Sie die interne Kommunikation, um sicherzustellen, dass jeder die Ziele und Vorgaben versteht. 

• Engagement der obersten Führungsebene: Stellen Sie sicher, dass sich alle Manager ihrer Verantwortung innerhalb der Arbeitsabläufe bewusst sind und eine angemessene Leitung und Unterstützung bieten. 

• Leistung und Kontrolle: Stellen Sie sicher, dass alle Leistungsindikatoren eingehalten und von allen am Prozess Beteiligten verstanden werden. 

Schlussfolgerung 

Anhand einer Gap-Analyse können Unternehmen wirksame Strategien entwickeln, um erkannte Defizite zu beseitigen, die Leistung zu verbessern und ihren strategischen Zielen näher zu kommen, ohne in andere Lösungen investieren zu müssen. So werden sowohl das System als auch das bereits im Unternehmen implementierte Know-how gestärkt. 

Bei unserer umfangreichen Arbeit mit Verpackungsunternehmen hat sich die Gap-Analyse als äußerst nützlich erwiesen, um spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen ihre derzeitigen ERP- und Managementsysteme unzureichend sind. Mit Hilfe dieses Prozesses konnten wir unseren Kunden helfen, Ineffizienzen zu erkennen, den Schulungsbedarf zu ermitteln und die technologische Infrastruktur auf den neuesten Stand zu bringen.

Das Ergebnis ist eine deutliche Verbesserung der operativen Leistung und eine stärkere Ausrichtung auf die strategischen Ziele. Mit dieser Methode wird das bestehende System und Fachwissen innerhalb des Unternehmens genutzt und eine kosteneffiziente Möglichkeit für kontinuierliche Verbesserungen und Wettbewerbsvorteile geschaffen.