Eficiencia de la ERP en la industria del empaque: la importancia del análisis de deficiencias

En la industria del empaque y la transformación, los clientes pueden expresar su frustración con respecto a sus sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) o de gestión tras varios años de uso.  

Suele ser habitual hacer comentarios como “este sistema no cubre nuestras necesidades” o “tenemos que buscar otro sistema que evolucione al mismo ritmo que nosotros”.

Estas son señales que indican que el sistema implementado originalmente se está deteriorando; este problema puede surgir por varias razones: 

• Cambios en los requisitos
  A medida que evoluciona la demanda en la industria del embalaje, los requisitos del sistema también cambian. Es posible que la aplicación original ya no satisfaga las necesidades actuales, lo que dará lugar a que se adopten prácticas laborales paralelas o se busquen soluciones alternativas. 
• Fallas en el mantenimiento 
  La innovación es constante en la industria del empaque. Con el tiempo, es posible que el sistema se deteriore si no se realizan las actualizaciones pertinentes. Estas actualizaciones incluyen actualizaciones de seguridad, corrección de errores, optimización del rendimiento e inclusión de nuevas funcionalidades esenciales para mantenerse al día con las demandas de la industria. 
• Obsolescencia tecnológica 
  Con los rápidos avances en la tecnología del empaque y la transformación, la obsolescencia tecnológica es una amenaza real. La falta de inversión en infraestructura tecnológica puede hacer que la aplicación del sistema quede obsoleta. 
• Mala gestión de datos 
  En la fabricación de materiales de empaque, donde la precisión es crucial, una mala gestión de los datos que alimentan el sistema puede ocasionar problemas de integridad de los datos y de rendimiento del sistema, lo que perjudica la calidad y la eficacia. 

Para mitigar estos problemas, es clave invertir en revisiones periódicas de los procesos y funcionalidades del sistema aplicado. Esto es necesario ya que las necesidades de la empresa cambian, y los sistemas también deben mejorarse para garantizar que sigan atendiendo las demandas del mercado. 

Análisis de las deficiencias: identificar los desafíos y superarlos 

El análisis de deficiencias es un proceso destinado a identificar y analizar las diferencias (“deficiencias”) entre el estado actual de una organización y su estado deseado. Realizar un análisis de deficiencias en el sistema de gestión permite que las organizaciones identifiquen áreas de mejora, implementen acciones correctivas y preventivas y refuercen el conocimiento interno del sistema para satisfacer las necesidades actuales de la empresa, al tiempo que promueven la eficacia y el cumplimiento de la realidad actual. 

Durante el análisis de deficiencias, se analizan algunos puntos cruciales: 

• Rendimiento actual: evaluación del rendimiento actual en función de las metas y objetivos establecidos.
• Procesos y controles: revisión para garantizar la eficacia de la aplicación del sistema de gestión.
• Recursos humanos: evaluación de las habilidades del equipo en relación con el sistema y las necesidades de capacitación.
• Tecnología e infraestructura: análisis de la infraestructura tecnológica y necesidad de realizar actualizaciones para garantizar la disponibilidad y seguridad del sistema.

Éxito tras el análisis de deficiencias 

 Después de la etapa de análisis de deficiencias, es vital observar algunos puntos para garantizar el éxito continuo: 

• Cumplimiento de normas y regulaciones: verificar que el sistema de gestión cumpla con las normas y las regulaciones legales vigentes de la industria. 

• Metas y objetivos: el equipo debe definir sus metas con claridad y entender si el sistema puede respaldarlas. 

• Comunicación interna: revisar y definir la comunicación interna para garantizar que todos entiendan las metas y los objetivos. 

• Compromiso de la alta gerencia: garantizar que todos los directivos conozcan sus responsabilidades en el proceso de trabajo y brinden el liderazgo y el soporte adecuados. 

• Rendimiento y supervisión: garantizar que todos los indicadores de rendimiento cumplan con las normativas y que todos los implicados en el proceso los entiendan. 

Conclusión 

Al llevar a cabo un análisis de deficiencias, las organizaciones pueden desarrollar estrategias eficaces para abordar las deficiencias identificadas, mejorar el rendimiento y avanzar hacia sus objetivos estratégicos sin invertir en otras soluciones, al tiempo que refuerzan el sistema y los conocimientos ya aplicados en la empresa. 

Gracias a nuestro arduo trabajo con las empresas de empaque, pudimos demostrar la importancia del análisis de deficiencias a la hora de identificar áreas específicas en las que sus sistemas ERP y de gestión actuales son insuficientes. Durante este proceso, ayudamos a nuestros clientes a detectar ineficiencias, descubrir necesidades de formación y actualizar infraestructuras tecnológicas.

El resultado es una mejora significativa del rendimiento operativo y una alineación más sólida con los objetivos estratégicos. Este enfoque aprovecha el sistema existente y la experiencia dentro de la empresa y proporciona una vía rentable hacia la mejora continua y la ventaja competitiva. 

Evaluación de la documentación existente, como manuales, procedimientos operativos y registros históricos, comparados con los requisitos actuales del proceso y del sistema de gestión.