Eficiência do ERP na indústria de embalagens: Importância do gap analysis

Na indústria de impressão e conversão de embalagens, é comum lidar com clientes expressando frustrações com o seu sistema de gestão após alguns anos de uso.

Como “o sistema não atende às nossas necessidades” ou “precisamos procurar outro sistema que evolua com o tempo”.

Esses sinais indicam que a implementação do sistema está se deteriorando, um problema que pode ser enfrentado por várias razões: 

• Mudanças nos requisitos
  À medida que a demanda da indústria de embalagens evolui, os requisitos do sistema também mudam. A implementação original pode não mais atender às necessidades atuais, levando a práticas de trabalho paralelas ou até mesmo a busca por soluções alternativas
• Falhas na manutenção
  Na indústria de embalagens a inovação é constante, falhas na atualização do sistema podem levar à deterioração ao longo do tempo. Isso inclui atualizações de segurança, correções de bugs, otimizações de desempenho e a inclusão de novas funcionalidades essenciais para acompanhar as demandas do setor.
• Obsolescência tecnológica
  Com avanços rápidos na tecnologia de impressão e conversão, a obsolescência tecnologia é uma ameaça real. A falta de investimento na infraestrutura tecnológica pode tornar a implementação do sistema desatualizada.
• Má gestão de dados
  Na produção de embalagens, onde a precisão é crucial, a má gestão dos dados que alimentam o sistema pode resultar em problemas de integridade de dados e desempenho do sistema, comprometendo a qualidade e eficiência.

Para mitigar estes problemas, é crucial investir em revisões periódicas dos processos e das funcionalidades do sistema implementado, isto é necessário já que as necessidades da empresa mudam e os sistemas também são aprimorados para garantir que ele continue a atender às necessidades do mercado.

Gap analysis: Identificando e superando desafios

O gap analysis, ou análise de lacunas, é um processo que visa identificar e analisar as diferenças ("gaps") entre o estado atual de uma organização e seu estado desejado. Realizar um gap analysis no sistema de gestão permite as organizações identificar áreas de melhoria, implementar ações corretivas e preventivas, e fortalecer o conhecimento interno do sistema para atender as necessidades atuais da empresa, promovendo a eficácia e a conformidade com a realidade atual.  

Durante um gap analysis, alguns pontos cruciais são frequentemente analisados: 

• Desempenho atual: avaliação do desempenho atual em relação às metas e objetivos estabelecidos. 
• Processos e controles: Revisão para garantir a eficácia na implementação do sistema de gestão. 
• Recursos humanos: Avaliação das habilidades da equipe em relação ao sistema e a necessidade de treinamento. 
• Tecnologia e infraestrutura: Análise da infraestrutura tecnológica e a necessidade de atualização para garantir a disponibilidade e segurança do sistema. 
• Documentação do sistema: Avaliação da documentação existente, como manuais, procedimentos operacionais e registros históricos, em comparação com os requisitos atuais do processo e do sistema de gestão. 

Sucesso após o gap analysis 

Após a etapa do gap analysis, é vital observar alguns pontos para garantir o sucesso contínuo: 

• Conformidade com normas e regulamentos: verificação da conformidade do sistema de gestão com normas e regulamentos legais vigentes da indústria. 
• Metas e objetivos: definição clara e compreensão da equipe e se o sistema está apto a controlá-las. 
• Comunicação interna: revisão e definição da comunicação interna para garantir que todos compreendam as metas e objetivos. 
• Comprometimento da alta direção: garantir que todos os gestores estejam cientes de suas responsabilidades dentro do fluxo de trabalho, proporcionando liderança e apoio adequados. 
• Desempenho e monitoramento: Garantir que todos os indicadores de desempenho estejam em conformidade e compreendidos por todos os envolvidos no processo. 

Conclusão

Ao realizar um gap analysis, as organizações podem desenvolver estratégias eficazes para preencher as lacunas identificadas, melhorar o desempenho e avançar em direção aos seus objetivos estratégicos sem a necessidade de investimentos em outras soluções, fortalecendo o sistema e o conhecimento já implementado na empresa.